Van gevoel naar inzicht: hoe e-office zijn People First-cultuur meetbaar maakte

De oplossing

De eerste Trust Index maakte voor e-office zichtbaar waar medewerkers de cultuur al sterk ervaarden en waar nog ruimte lag voor verbetering. De organisatie koos ervoor om niet te focussen op zoveel mogelijk actiepunten tegelijk, maar jaarlijks een beperkt aantal thema’s op te pakken en daar echt werk van te maken. 

Ontwikkelingsmogelijkheden zichtbaar maken 

Een van de opvallendste uitkomsten uit de eerste Trust index ging over ontwikkeling. Hoewel iedere medewerker al beschikte over een persoonlijk ontwikkelbudget, gaf slechts 58 procent aan voldoende opleidings- en ontwikkelmogelijkheden te krijgen aangeboden. “Dat was wel even schrikken,” vertelt Veerle. “Op het moment dat we dit onderzoek deden, hadden we al een ontwikkelingsbudget per persoon.” Dat leidde tot een belangrijke vraag: ligt het probleem bij het aanbod, of bij de zichtbaarheid ervan? 

E-office ging daarom op zoek naar manieren om ontwikkeling een zichtbaarder onderdeel van het werk te maken. Hoewel iedere medewerker al beschikte over een ontwikkelbudget, bleek uit de resultaten dat veel collega's de ontwikkelmogelijkheden minder positief beoordeelden dan verwacht. “Dat was toen ook wel eentje waar we van schrokken,” vertelt Veerle. “Op het moment dat we dit onderzoek deden, hadden we al een ontwikkelingsbudget per persoon.” 
 
Om ontwikkeling meer aandacht te geven, begon e-office te werken met persoonlijke ontwikkelplannen (POP's) en werd ontwikkeling een vast onderdeel van gesprekken tussen medewerkers en leidinggevenden. Daarnaast besloot de organisatie het opleidingsbudget te verdubbelen. Zo kregen medewerkers niet alleen meer ruimte om zich te ontwikkelen, maar werd ook duidelijker welke mogelijkheden daarvoor beschikbaar waren. 

Van kantoor naar clubhuis 

Ook de fysieke werkomgeving kwam nadrukkelijk terug in de resultaten. Hoewel e-office een fijn eigen kantoor heeft, bleek uit de feedback dat collega’s iets vonden van de verouderde faciliteitenveel. De score op de stelling over de werkomgeving bleef steken op 25 procent. 

“Dat was één van de allerlaagste scores,” vertelt Veerle. “Dat wilden we heel graag veranderen. Dus in dat eerste jaar was ons clubhuis echt één van de aandachtspunten.” 

In plaats van kleine aanpassingen koos de organisatie voor een complete vernieuwing van het kantoor. Oude bureaustoelen, bureaus en schermen werden vervangen. Vergaderruimtes kregen nieuwe inrichting en geluidswerende voorzieningen, er kwam nieuw meubilair en de algemene uitstraling van het kantoor werd vernieuwd.  

Volgens e-office ging het daarbij niet alleen om comfort. Het kantoor fungeert als een gezamenlijk clubhuis waar collega's elkaar ontmoeten, samenwerken en de cultuur ervaren. Juist daarom werd bewust geïnvesteerd in een omgeving waar medewerkers graag naartoe komen. 

Vitaliteit onderdeel maken van arbeidsvoorwaarden 

De laagste score uit het eerste onderzoek kwam uit een onverwachte hoek. Op de stelling "We hebben speciale en unieke arbeidsvoorwaarden" scoorde e-office slechts 23 procent. “Dat was onze allerlaagste score tijdens onze eerste Trust Index,” vertelt Veerle Huinen. “Dat hebben we wel echt opgepakt als punt waar we onze organisatie op wilden ontwikkelen. Want als je zegt: put people first. Dan horen daar ook persoonlijke en unieke voorwaarden bij.” 

Eerder werden bestaande regelingen aangescherpt, zoals onderdelen van het performance management, pensioen en de mobiliteitsregeling. Dat leidde echter nauwelijks tot verbetering. De score steeg slechts naar 26 procent.  

Daarop koos e-office voor een andere aanpak. Vanuit de kernwaarde vitaliteit werd een flexibel vitaliteitsbudget geïntroduceerd. Medewerkers ontvangen maandelijks budget dat zij zelf kunnen besteden aan wat voor hen belangrijk is, zoals een sportschoolabonnement, nieuwe hardloopschoenen, mindfulness, meditatie of een vitaliteitsapp. Het budget wordt aangeboden via het Alleo-platform, waar medewerkers ook gebruik kunnen maken van aanvullende kortingen en aanbiedingen.  

E-office bood al wat ‘arbeidsvoorwaarden’ of arbeidsomstandigheden die best uniek te noemen zijn, zoals de vrijheid om verlof te nemen wanneer dat nodig is, maar door meer te communiceren over wat onze voorwaarden eigenlijk zijn werden ze ook positiever ontvangen. 

Medewerkers mede-eigenaar maken van verbeteringen 

Een ander inzicht was dat collega's zich betrokken voelden bij e-office, maar dat er relatief weinig gezamenlijke momenten waren waarop medewerkers vanuit verschillende teams samenwerkten aan de organisatie zelf. In een consultancyomgeving brengen medewerkers veel tijd door bij klanten, waardoor verbinding met collega's niet altijd vanzelf ontstaat. Daarom zocht e-office naar een manier om collega's vaker bij elkaar te brengen én hen actief te betrekken bij verbeteringen binnen de organisatie.  

Dat leidde tot de introductie van een tweedaagse hackathon die inmiddels twee keer per jaar plaatsvindt. Tijdens deze dagen staat het reguliere werk stil en werkt de hele organisatie aan vraagstukken die door medewerkers zelf zijn ingebracht. Collega's schrijven zich in voor een onderwerp naar keuze en werken samen met mensen uit andere teams aan concrete oplossingen. 

De onderwerpen lopen uiteen van cultuur en onboarding tot procesverbeteringen en technologische innovaties. Zo werd tijdens een van de hackathons het volledige preboardingproces opnieuw ontworpen. Nieuwe medewerkers krijgen nu vóór hun eerste werkdag dezelfde informatie, video's en introductie via een speciaal ontwikkelde preboardingomgeving.  

Andere hackteams ontwikkelden een nieuw declaratieproces via een app, verbeterden interne communicatievoorzieningen of werkten aan algemene voorwaarden, e-learnings of zelfs het weer werkend krijgen van het scherm achter de receptie en de content die daarop getoond wordt. 

Wat de hackathons bijzonder maakt, is dat ook het management actief deelneemt. Teamleden, MT-leden en directie werken samen aan dezelfde uitdagingen. Ideeën worden niet alleen opgehaald bij medewerkers; medewerkers helpen ook zelf mee aan de oplossing.