Een gezonde balans tussen productiviteit en connectie, zonder verlies van werkgeluk, is soms lastig te vinden. Dit is voornamelijk het geval wanneer medewerkers thuiswerken tijdens de corona pandemie moeten inwisselen voor een nieuwe situatie waarin ze zowel thuis als op kantoor werken.
De meningen over de balans tussen thuis en op kantoor werken zijn dan ook erg uiteenlopend. Want hoe gaan we verder vanaf nu? We bespreken in dit artikel verschillende HR best practices van de afgelopen 1,5 jaar.
Samenwerking als cruciale factor
Binnen iedere organisatie is een goede samenwerking tussen de verschillende vakgebieden in de organisatie essentieel. Wanneer medewerkers echter al lange tijd vanuit huis hebben gewerkt, wordt de organisatie vaak gevoelig voor ‘organisatie silo's’. Een dergelijke silo kan ontstaan wanneer medewerkers van elkaar gescheiden worden en minder contact hebben met mensen van buiten hun team of afdeling. Deze silo’s leiden in de meeste gevallen tot verminderde samenwerking, afnemende communicatie met anderen buiten de silo, en een lagere mate van vertrouwen in andere afdelingen en de organisatie als geheel.
HR speelt een belangrijke rol in het voorkomen en afbreken van silo’s. Eén van de manieren om dit te doen is door medewerkers van verschillende afdelingen te betrekken bij het maken van beleid en opzetten van projecten, zoals het actuele hybride werken beleid. Hiermee wordt er niet alleen draagkracht voor nieuw beleid gecreëerd, maar neemt ook de communicatie en het vertrouwen binnen de organisatie toe.
Door projectgroepen samen te stellen waarbij de leden uit verschillende afdelingen van de organisatie afkomstig zijn, breng je niet alleen de behoeftes van medewerkers uit verschillende vakgebieden naar voren, maar wordt er vanuit meerdere perspectieven naar problemen gekeken.
Een goed voorbeeld van een organisatie die organisatiebrede samenwerking voorop stelt, is Alzheimer Nederland. De organisatie begon met het project ‘het Gele Huis’: een online en offline plek waar medewerkers de verbinding met elkaar konden vinden. De HR afdeling van Alzheimer Nederland kwam er na gesprekken met medewerkers namelijk achter dat veel medewerkers deze verbinding waren kwijt geraakt en misten.
Het ‘Gele Huis’ project van Alzheimer Nederland richtte zich dan ook op het blijvend faciliteren van thuiswerken en het creëren van meer ruimte voor verbinding. HR ging samenwerken met IT, communicatie en marketing om een nieuw intranet en kantoorplan in te richten. Marketing hielp bij het neerzetten van het concept ‘Gele Huis’. Zo kregen medewerkers bijvoorbeeld allemaal dezelfde nostalgische gele bureaulamp thuis. Hierdoor konden ze zij het gele huis ook thuis ervaren.
Samenwerking met IT resulteerde in een goed werkend intranet dat door duidelijke uitleg vanuit de communicatieafdeling erin slaagde om meer verbinding te creëren tussen online en offline. Voor het kantoor richtten ze een reserveringssysteem voor werkplekken in. De samenwerking tussen de verschillende afdelingen van Alzheimer Nederland bleek hierbij dan ook essentieel voor het succesvol implementeren van het hybride werken.
Het belang van flexibiliteit
Naast samenwerking is flexibiliteit een essentiële factor om hybride werken tot een succes te maken. Niet alleen het bieden van flexibiliteit aan medewerkers is belangrijk, ook de flexibiliteit van het beleid is belangrijk. Beleid is namelijk nooit ‘af’ en moet altijd aangepast kunnen worden wanneer de situatie hierom vraagt.
Voor Werkmandejong is dit precies de essentiële factor voor het succes van hybride werken. Zij hechten veel waarde aan het luisteren naar hun medewerkers om vervolgens aanpassingen te maken om medewerkers in hun behoeften te voorzien. Zo ontstond er bijvoorbeeld het idee voor een werkcafé waar een goede balans tussen ontspanning en werk centraal staat. Hiermee kon de organisatie ook in de sociale behoefte van medewerkers voorzien.
Toen er weer op kantoor gewerkt mocht worden, was er een grote behoefte onder medewerkers om weer op kantoor te werken. Dit gold ook voor medewerkers die voor externe opdrachtgevers werkten. Werkmandejong implementeerde daarom een reserveringssysteem dat ook voor hen beschikbaar was. Hiermee toont de organisatie niet alleen haar flexibiliteit, maar creëert ze ook een inclusieve werksfeer waarin het belang van gelijkwaardigheid naar voren komt.
De wensen van medewerkers blijven veranderen en hierop inspelen als organisatie is dan ook een continu proces. De kracht van Werkmandejong ligt in hun vermogen om snel te schakelen waardoor medewerkers zich gehoord voelen. Flexibiliteit is hiermee in grote mate verantwoordelijk voor het verhogen van werkgeluk.
Omarm een Activity Based Working approach
Door de veranderingen van de afgelopen 1,5 jaar zijn medewerkers werk op een andere manier gaan bekijken. Waar de één totaal geen moeite had met thuiswerken en zelfs beter presteerde, ontstonden er burn-out klachten bij andere teamleden.
Bij AbbVie werken ze daarom vanuit de Activity Based Working, ook wel een Agile Working approach genoemd. Hoe en waar medewerkers werken, hangt af van de werkzaamheden die ze verrichten. Deze Agile Working aanpak staat erom bekend medewerkers te faciliteren om meer samen te werken middels efficiënte en effectieve communicatiemethoden. Dit wordt gedaan door mogelijkheden voor formele en informele kennisuitwisseling en netwerken.
De belangrijkste factor voor het succes van deze Activity Based Working Approach was voor AbbVie het meenemen van medewerkers en leidinggevenden in het vormgeven van het beleid. Samen stelden ze middels co-creatie richtlijnen voor werken op. Daarbij ontdekten ze dat het belangrijk is om zowel voor flexibiliteit in werken als voor effectiviteit van meetings richtlijnen op te stellen. Het loont dus om met elkaar af te spreken in hoeverre je bijvoorbeeld overdag kunt sporten, en op welke manier hybride meetings georganiseerd worden.
Binnen het Activity Based Working is ook de kantoorinrichting van belang. Zo vraagt deze manier van werken om een open vloerplan en een inrichting waarbij samenwerking tussen medewerkers zoveel mogelijk gefaciliteerd wordt. Daarnaast is het ook belangrijk om ruimtes te creëren waarin medewerkers geconcentreerd kunnen werken.
Belangrijke elementen in Agile Working ruimtes zijn bijvoorbeeld ontmoetingsruimtes met whiteboards waarin gebrainstormd kan worden, kleine afgesloten ruimtes voor videocalls, en ‘lounge ruimtes’ waarin verbinding tussen medewerkers gefaciliteerd wordt.
De toekomst van werken is niet langer gebaseerd op traditionele manieren van samenwerken, zeker nu talent acquisitie ook internationaler en mobieler wordt. De werkplek moet zich daarom kunnen aanpassen en meegroeien met de behoeftes van medewerkers. Wanneer Agile Working op de juiste manier wordt toegepast, biedt het werkgever en medewerkers een manier om efficiëntie en productiviteit op de werkplek te verbeteren.
