Vaardigheden zoals verwachtingsmanagement en online facilitatie zijn van cruciaal belang bij leidinggeven op afstand. Managers die zich hier snel in ontwikkelen, zijn dan ook beter in staat om leiding te geven in een hybride werkomgeving.
Hoe kun je als HR het ontwikkelen van deze vaardigheden bij managers stimuleren? In dit artikel vind je belangrijke vaardigheden en vijf manieren om managers te ondersteunen bij het ontwikkelen hiervan.
Vertrouwen en veiligheid in een hybride organisatie
Hybride werken vraagt om leiderschap op basis van vertrouwen. Wanneer medewerkers deels thuis werken, moeten ze vrijgelaten worden. Managers kunnen dan niet micromanagen. Hoewel sommige leidinggevenden dit lastig vinden, is vertrouwen cruciaal voor de organisatie. Organisaties met een hoge mate van vertrouwen hebben 3,75 keer hogere omzetgroei, 1,65 keer meer sollicitanten en 2,2 keer lager verloop dan organisaties met een lagere mate van vertrouwen.
Wanneer managers een gebrek aan vertrouwen hebben in zichzelf en hun medewerkers op het gebied van thuiswerken, heeft dat zijn weerslag op hoe zij kijken naar hun medewerkers en met hen omgaan. Als je merkt dat sommige managers hier moeite mee hebben, overweeg dan maatwerk vanuit HR. Bekijk samen met een manager waar hij of zij behoefte aan heeft en bepaal hoe je daarin kunt ondersteunen. Schakel bijvoorbeeld een expert in die persoonlijke begeleiding kan bieden op het specifieke vlak waar een manager zichzelf wil ontwikkelen.
Scheppen managers de juiste verwachtingen?
In organisaties waar veel onderling vertrouwen heerst, voelen medewerkers zich veilig. Om deze veiligheid in het hybride werken te faciliteren, zijn duidelijke verwachtingen van managers nodig.
Hier komt de balans tussen vrijheid en duidelijkheid om de hoek kijken. Het is als een schoolplein zonder hek. Op het plein staan de mooiste speeltoestellen, maar toch blijven de kinderen bij de deur bij hun leerkrachten staan. De volgende dag staat er een hek om het schoolplein heen en ineens gaan alle kinderen op ontdekkingstocht. Ze proberen ieder speeltoestel uit.
Zo is het ook in jouw organisatie. Medewerkers hebben kaders nodig waarbinnen het duidelijk is wat er van hen verwacht wordt, zodat ze zelf kunnen experimenteren met hoe ze hun werk willen organiseren in een hybride werksituatie.
Het belang van persoonlijke aandacht en waardering
Eén van de grootste uitdagingen van hybride werken is het verliezen van de verbondenheid in de organisatie. Een les die managers trekken uit de coronacrisis, is dat het van groot belang is om bij hybride werken oprechte aandacht voor medewerkers te hebben.
Juist nu de spontane informele momenten ontbreken, is het belangrijk dat managers bewust persoonlijke aandacht geven aan medewerkers. Hierin kunnen managers zowel zenden als ontvangen: prestaties erkennen en waardering tonen, maar ook vragen en luisteren naar medewerkers.
Allereerst de erkenning en waardering. In het hybride werken zijn successen minder zichtbaar, bijvoorbeeld doordat teams hun prestaties online vieren in plaats van op kantoor. Het is dan ook belangrijk dat managers zich hiervan bewust zijn en de successen blijven erkennen en delen.
Daarnaast is persoonlijke aandacht van managers belangrijk om te ontdekken of medewerkers op één lijn zitten. Dat vraagt om het stellen van vragen én luisteren, in plaats van het zenden van informatie. Wanneer leidinggevenden inlevingsvermogen en empathie tonen, creëer je hiermee bovendien gelijkwaardigheid. Zo zullen medewerkers zich gezien voelen en zal er verbondenheid ontstaan.
Online groepsdynamiek faciliteren
Groepsdynamiek is essentieel voor het succes van teams. Hybride werken beïnvloedt de dynamiek in teams, omdat medewerkers samenwerken op verschillende plekken en momenten.
Heb je daarbij te maken met samengevoegde of nieuw opgezette teams, dan biedt dat een extra uitdaging voor de cohesie binnen het team. Brené Brown & Priya Parker benadrukken in een podcast het belang van experimenteren in deze fase. Wanneer het hele team zich ervan bewust is dat het samen zoeken naar de juiste werkomstandigheden essentieel is, zal gezamenlijk een kloppend geheel gevonden kunnen worden.
Het is belangrijk dat managers zich hiervan bewust zijn en teams stimuleren om de tijd te nemen voor kennismaking en het ontwikkelen van nieuwe rituelen. Daarnaast zullen managers ontdekken dat het leiden van online sessies anders verloopt dan de offline variant.
Social cues zoals gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal zijn lastiger waar te nemen tijdens online ontmoetingen, terwijl non-verbale communicatie toch meer dan de helft van onze communicatie bevat. Het is belangrijk om te accepteren dat online meetings daardoor compleet anders in elkaar zitten dan face to face meetings.
Een advies voor leidinggevenden is om meetings óf volledig offline óf volledig online te organiseren. Zo kun je de mogelijkheden van beide varianten optimaal benutten. Geef bij deze meetings vooraf duidelijk het doel aan, zodat er geen verwarring ontstaat.
Wanneer managers beter in staat zijn online meetings te faciliteren, zullen alle deelnemers zich durven uit te spreken. Dat zal de kwaliteit van de te nemen beslissingen verhogen, waar de hele organisatie baat bij heeft.
Hoe HR deze vaardigheden van managers kan trainen
Als HR kun je leidinggevenden die zoekende zijn naar de beste manier van leidinggeven op verschillende manieren ondersteunen:
- Faciliteer 1-op-1 coaching. Schakel een externe partij in voor 1-op-1 coaching aan managers om te leren hoe zij hun gedrag kunnen inzetten om vertrouwen te bouwen.
- Organiseer workshops. Laat een externe partij een workshop geven waarin managers praktische handvatten krijgen aangereikt voor het stellen van de juiste vragen en het tonen van waardering naar hun medewerkers. Dit creëert bewustwording en helpt hen bovendien om het werkgeluk onder medewerkers te stimuleren.
Vragen die in deze workshops aan bod kunnen komen zijn bijvoorbeeld:
1. Wat is dienend leiderschap?
2. Hoe ga je een (moeilijk) gesprek aan?
3. Hoe toon je waardering?
4. Hoe stel je meer vragen en ga je minder zenden? - Reik webinars en boeken over online groepsdynamiek aan. Zo krijgen managers beter begrip van hybride werken in teams en worden ze opgeleid om hun teams ook op afstand op een succesvolle manier leiding te geven.
- Monitor het succes van hybride teams. Hybride teams doen er goed aan te experimenteren met werkvormen, om te ontdekken wat voor hen werkt. Deel deze effectieve manieren van samenwerking vervolgens in de organisatie. Zo kun je teams van elkaar laten leren.
- Organiseer een inspiratiesessie over online meetings. Geef hierin als HR het goede voorbeeld, zodat managers direct het voordeel van een goed opgezette online meeting ervaren. Behandel daarin bijvoorbeeld deze 10 tips voor een online dialoog voeren. Zo voorzie je managers in hun behoefte aan handvatten om online meetings soepel te laten verlopen en hun vaardigheden op dit gebied verder te ontwikkelen
