Een online dialoog met 50 mensen: hoe dan? (10 tips)

Data + dialoog = succes

Great Place To Work genereert data. Deze data leveren niets op als je er niks mee doet. Sterker nog, het werkt averechts als je er niet het juiste mee doet. Wij verzamelen data om te weten hoe het met het vertrouwen is gesteld in organisaties. Dat doen we omdat we zien dat een hoge mate van vertrouwen sterk samenhangt met organisatiesucces. Door inzicht te hebben in de mate van vertrouwen, kun je werken aan vertrouwen. De formule is simpel: data + dialoog = succes.

Een voorbeeld uit de praktijk. House of Performance heeft ons gevraagd om een sessie te faciliteren waarbij er drie thema’s uit de Trust Index survey vertaald moesten naar concrete acties. De thema’s en het proces waren vooral gericht op wat er in de gehele organisatie verbeterd kon worden. Angelique van Oostveen (HR): “We willen graag focussen op wat we beter kunnen doen. Dit past ook bij onze tweede principe: continu verbeteren door continu leren.”

In gesprek met elkaar over goed werkgeverschap

De kracht van het verzamelen van data zit hem in het inzichtelijk krijgen wat er allemaal leeft onder mensen, en daarmee je organisatie verbeteren. Daarvoor starten wij vaak met de Trust Index vragenlijst, die aanzet om gericht in gesprek te gaan over onderwerpen die op dat moment relevant zijn. Een goed gesprek is vaak een cruciaal onderdeel van de oplossing.

De uitdaging hier zit in ‘’met elkaar’’; met 50 mensen in gesprek heeft als voordeel dat iedereen wordt gehoord, maar heeft natuurlijk ook een praktische uitdaging. Je wilt immers een concrete uitkomst en geen ingekakte sessie doordat mensen scherm-moe en luister-moe zijn. Het werkt dus alleen als de randvoorwaarden voor een goed gesprek goed zijn ingericht. Hiervoor mijn tips:

                            Foto: Achter de schermen bij Stein zijn thuiskantoor

10 tips voor een online dialoog

1. Need to connect & Need to be heard
   
   De twee belangrijkste behoeften waarom mensen deelnemen aan een bijeenkomst zijn:
   o The need to connect
   o The need to be heard
   Daarna pas komt pas the need to be informed.
   Geef voldoende invulling aan de eerste twee behoeften door bijvoorbeeld tussendoor te werken in kleine groepjes waarin die verbinding vaak sterker wordt ervaren (need to connect omdat mensen meer ruimte hebben om iets te delen (need to be heard)). Meer hierover: zie professioneel spreker Rutger Mollee.
   
   
2. Begin elke sessie met het doel en check of dit de verwachtingen matcht
   
   Ga actief op zoek of het doel aan de verwachting voldoet. In dit geval was het doel: “Great Place To Work onderzoeksresultaten omzetten in actie!’’. Er waren ook subdoelen, zoals het vergroten van saamhorigheid en het leren werken met specifieke online tools, zoals hier leren werken met MS Whiteboard. Als uitkomst was geformuleerd: “Gedeelde visie op de belangrijkste thema’s en concrete suggesties ter verbetering’’.
   
   
3. Laat iemand uit het leiderschap op een persoonlijke manier de sessie openen
   
   We hebben in dit geval Sjoerd Hogenbirk vanuit het MT van HofP gevraagd naar zijn persoonlijke overtuiging rondom goed werkgeverschap en de relevantie van dit traject. Hij gaf aan dat de cultuur voor hem de reden was om bij HofP te werken. Hij benoemde waar hij enthousiast van werd uit de onderzoeksresultaten en wat hem raakte, of waar hij zelfs een beetje van baalde. Door dit in interviewstijl te doen kun je als facilitator doorvragen en geef je de geïnterviewde de kans om wat persoonlijks te laten zien. De toon is dan gezet. Deelnemers zullen zich ook eerder kwetsbaarder durven op te stellen. Daarbij werd de intentie van de sessie en het draagvlak bij het MT meteen duidelijk.
   
   
4. Wees voorbereid en bied structuur
   
   Een sessie met zoveel mensen kan alleen slagen als je een snaarstrak draaiboek hanteert. Maar eigenlijk geldt dit voor iedere online bijeenkomst. Structuur is nóg belangrijker dan in een offline sessie.
   
   
5. Geef huiswerk!
   
   House of Performance heeft gekozen om de prioritering van de belangrijkste thema’s vooraf te doen n.a.v. een Mentimeter enquête. Hierdoor konden we in de sessie meteen de diepte in, zonder eindeloos te hoeven discussiëren wat de belangrijkste thema’s zijn. Medewerkers hebben uit een longlist de thema’s kunnen kiezen waarmee ze verder willen. Over het algemeen geldt dat een brainstorm volledig open ingaan lastiger werkt in een online omgeving. Geef de deelnemers dus huiswerk, doe concrete voorstellen en ga daar het gesprek over aan. Het bevordert de betrokkenheid op het onderwerk al voordat de sessie is begonnen.
   
   
6. Beleg de verschillende rollen
   
   Je kunt dit niet alleen doen als facilitator. Betrek mensen vooraf en leg ze uit wat hun rol is. In dit geval hadden we naast mijn rol als hoofd facilitator ook vooraf facilitators aangesteld voor de subgroepen, een interviewer/ interviewee gevraagd, technische ondersteuning ingeschakeld, et cetera. We hadden achteraf ook de rol van notulisten vooraf kunnen beleggen (feedback van de deelnemers). Instrueer de betrokkenen vooraf en maak een WhatsApp groep aan als back channel om tijdens de sessie met deze mensen te kunnen overleggen, tijd notificaties te geven, vragen te beantwoorden, etc.
   
   
7. Veel interactie, afwisseling
   Minimaal elke 10 minuten interactie om de aandacht en betrokkenheid erbij te houden is heel erg aan te raden. De wetenschap is hierin niet eenduidig, maar 10 minuten kan een prima startpunt zijn. We zijn geen goudvissen, maar het blijkt wel dat het enorm veel energie kost om lang te focussen als er weinig variatie is. Wie herkent niet soms uitgeput te zijn na een dag videobellen? De grootste remedie is afwisseling en actieve werkvormen.
   
   
8. Ieder onderdeel een andere werkvorm
   Voor maximale afwisseling en om zeker te zijn dat de werkvorm past bij het subdoel van het programmaonderdeel, kies je voor ieder onderdeel van de sessie een andere werkvorm. In de workshop bij House of Performance is er onder andere gebruik gemaakt van: polls, chat, break-outs, samenwerkingstool MS Whiteboard, interview, Mentimeter, en stemmen door de webcam te verblinden met je hand (soort petje op, petje af met de camera). Snel schakelen tussen werkvormen is vooralsnog het makkelijkst in Zoom, omdat Zoom al deze functionaliteit bevat en je dus niet via een link weer naar een andere tool hoeft. En anders kun je schakelen tussen tools.
   
   
9. Neem pauze!
   
   Bouw na maximaal 45 minuten een pauze in. Altijd. Stop ruim voordat de energie op is, omdat die lage energie anders kan blijven hangen op het onderwerp. Meetings van 1 uur zijn dus heel onhandig.
   
   
10. Samenwerkingstools
    
    Vergroot het samenwerkingsgevoel (need to connect) door zichtbaar te maken wat er gebeurt. Richt vooraf een online omgeving in naast je conference call tool, zoals MS Whiteboard of Miro. Het whiteboard van Zoom is echt nog te basic momenteel om serieus in te werken. In dit geval hebben we voor de belangrijkste thema’s een canvas klaargezet, waarbij kan worden ingevuld wat de huidige situatie is en de ideale situatie met concrete verbetersuggesties. Naast overzicht biedt dit een gevoel van saamhorigheid doordat je ziet dat iedereen aan hetzelfde werkt. Stuur de link vooraf zodat mensen geen tijd verliezen aan de installatie van de app. De volgende keer geven we mensen alvast een opdrachtje mee om te wennen aan de tool, zodat de tool niet afleidt van de dialoog. 

Wat heeft de sessie voor House of Performance opgeleverd?

“De uitkomsten van de sessie hebben wij gebruikt als input voor de visiedag. Deze dag heeft strategische thema’s voor 2021 opgeleverd, waarin de input van de medewerkers dus gebruikt is. Daarnaast bracht deze vorm van opvolging ook een gevoel van saamhorigheid. Medewerkers hebben gevoeld dat er echt wat met de resultaten wordt gedaan, dat er de tijd werd genomen om met elkaar stil te staan bij belangrijke thema’s en waarderen de transparante manier van werken.”

Heb je inspiratie kunnen halen uit deze blog of heb je zelf nog aanvullende tips? Deel jouw reactie hieronder!

Wil je meer weten over Great Place To Work en het Trust Index medewerkersonderzoek? Bekijk deze video!