Reboarding in coronatijd? Vergeet deze 6 thema’s niet

Reboarding, een thema dat we voornamelijk kennen van het terugkeren na een periode van afwezigheid door ziekte of bijvoorbeeld een sabbatical. Maar nu, in tijden waarin we allemaal even niet aan ‘board’ zijn geweest, keren sommigen van ons langzamerhand weer terug naar kantoor. Hoe pak je dit als werkgever aan, en met welke thema’s kun je rekening houden? In dit blog ga ik in op 6 belangrijke thema’s.

Leestijd 4 min

30 juni 2020, geüpdatet 11 juli 2023

Door Tom Strouken

Mijn eigen reboarding: “van wereldreiziger naar IT”
Om te beginnen, wil ik je meenemen naar 3 maanden geleden. Op 18 maart besloten mijn vriendin en ik om onze wereldreis af te breken en terug te gaan naar Nederland om de situatie rondom het Coronavirus af te wachten. Niet beseffende dat deze beslissing ons het komende jaar weer in Nederland zal houden, stapten we het vliegtuig richting Moskou in. Het moment dat wij in het vliegtuig stapte, was ook de eerste stap terug van reboarding naar onze oude levens, en voor mij ook weer terug naar een baan bij Great Place To Work. De overstap naar het ‘gewone’ leven ging vrij snel en het was best even wennen. Nu ik ongeveer 90 dagen weer thuis ben, heb ik eindelijk weer het gevoel echt gewend te zijn aan dit leven.

Die 90 dagen zijn cruciaal, want reboarding is te linken aan een onderwerp waar binnen het HR-vakgebied al veel onderzoek naar gedaan is, onboarding. Over het algemeen kost het voor nieuwe medewerkers ongeveer 90 dagen om echt goed te integreren in de organisatie en de nieuwe situatie. Als we dit gegeven meenemen naar de huidige duur van de coronaperiode, zou je kunnen stellen dat we nu eindelijk een beetje onboard zijn aan de nieuwe situatie, afhankelijk natuurlijk van de veranderingen die je als organisatie hebt doorgemaakt.

Reboarding van 90 dagen: welkom terug!

Bij de terugkeer naar het werk is het daarom goed om rekening te houden dat een goede reboarding ook ongeveer weer 90 dagen zal duren. Het happiness bureau beschrijft in een blog de 3 fases van reboarding: 1) preperation, 2) eerste dag/week en 3) eerste maanden. Ook hier zie je dat het wennen aan de nieuwe situatie een paar maanden in beslag neemt.

Ik deel graag de 6 thema’s die jouw organisatie kan helpen om de Reboardingfase goed te doorlopen.

Reboarding: thema 1 - Faciliteiten/ tijd

Allereerst de basis. Hoe simpel het ook klinkt, we merken allemaal hoe lastig het is om in deze tijd ons consistent te houden aan de afspraken van het RIVM. Zorg er daarom voor dat jullie faciliteiten iedereen in staat stelt om de richtlijnen van het RIVM te volgen. Daarnaast is het belangrijk om goed na te denken hoe je faciliteiten ervoor zorgen dat je goed met elkaar kunt communiceren. We zijn nu allemaal aardig gewend aan het Zoomen (“je staat op mute”), Teamsen of hebben menig GO TO meeting gehad, waarin je wellicht gemerkt hebt dat het communiceren een stuk lastiger wordt als een groep mensen bij elkaar zit en een andere groep via de onlinekanalen aanwezig is. Bij Great Place To Work hebben we nu een checklist gemaakt die we hanteren voordat we deels online, en deels offline meetings houden. Dit om ervoor te zorgen dat er geen ongelijkwaardigheid ontstaat.

Een ander punt is het feit dat de productiviteit en tijdsbeleving van mensen die hebben thuisgewerkt allemaal anders is. Zo moet de een wennen om weer reistijd in te calculeren, en heeft de ander eindelijk weer tijd voor wat concentratie omdat de kinderen weer naar de opvang mogen (zelfs met snottebel). Voor iedereen is het zoeken naar een nieuwe balans tussen werk- en privé, en zoals we allemaal gemerkt hebben de afgelopen maanden, kost dit wat tijd.

Reboarding: thema 2 – Leiderschap (communicatie)

Naast dat de basis op orde moet zijn, is communicatie van onschatbare waarde voor een succesvolle reboarding. Zowel communicatie vanuit het leiderschap naar de rest van de organisatie, als het stimuleren van een constructief gesprek om vragen, meningen en bezwaren op tafel te krijgen. De communicatie vanuit het leiderschap helpt om kaders te scheppen en verwachtingen helder te krijgen. Hoe werkt de terugkeer? Wie mag wanneer komen? Welke afspraken hanteren we? Afhankelijk van de situatie is het goed om in meer of mindere mate deze kaders te scheppen. Aan de andere kant is het stimuleren van het gesprek ontzettend belangrijk om tunnelvisie te voorkomen en ook de minderheidsmening op tafel te krijgen. Want misschien heeft die ene collega een fantastisch idee die jullie organisatie op een fijnere manier terug kan laten keren naar het werk.

Reboarding: thema 3 - Leiderschap (vertrouwen)

Vertrouwen, dat is natuurlijk de basis van goed werkgeverschap, maar ook in het reboarden van mensen ontzettend belangrijk. Hebben mensen vertrouwen in de mensen die plannen hebben gemaakt voor de terugkeer naar het werk? En worden mensen ook betrokken in de besluitvorming? Bij Great Place To Work hadden we een plan liggen om gefaseerd weer terug te keren naar het werk. Een mooi uitgewerkt plan inclusief looplijnen, berekeningen gebaseerd op aantal vierkante meter en een planning wie wanneer zou kunnen werken. Op het moment dat deze plannen gedeeld werden, bleek er nog te weinig draagkracht te zijn voor het plan en was het voor de meeste mensen nog te vroeg om terug te keren naar kantoor. We hebben daarom besloten om de gefaseerde terugkeer nog even uit te stellen. Het besluit om niet terug te keren komt niet voort uit het feit dat er geen vertrouwen was in de plannen. Het komt juist voort uit het feit dat er genoeg vertrouwen in de organisatie is om meningen boven tafel te krijgen en bezwaren te bespreken. Het transparant delen van informatie, en aan de andere kant luisteren naar ieders mening en die ook respecteren helpt om vertrouwen te bouwen in deze terugkeerperiode.

Reboarding: thema 4 - Verbondenheid

Yes, we kunnen weer wat vaker bij elkaar zijn! Hartstikke leuk om je collega’s weer even te zien (dat geldt hopelijk in ieder geval voor de meeste mensen). Toch zal het samenwerken ook wel weer wennen zijn. Want hoe doe je dat op anderhalve meter? En wat nou als je toevallig telkens niet samen aan het werk bent met die collega waar je vorige week toch een klein meningsverschil mee had? Ook hier is het belangrijk dat mensen binnen de gestelde kaders wel ruimte krijgen om zelf ook creatief om te gaan met de mogelijkheden die er zijn. Want die zijn er zeker! Zo hebben we bij Great Place To Work gebruik gemaakt van het mooie weer en met een aantal collega’s afgesproken in de achtertuin van iemand om op die manier de verbondenheid te vinden.

Reboarding: thema 5 - Veiligheid

Uit jarenlang onderzoek van Great Place To Work blijkt dat psychologische veiligheid, een van de belangrijkste thema’s is van goed werkgeverschap. Juist in tijden van onzekerheid. Hoe wordt ervoor gezorgd dat iedereen zich emotioneel en psychologisch veilig voelt? Ervaren mensen de vrijheid om zelf te kiezen om thuis te werken als ze zich nog niet veilig genoeg voelen om naar het werk te gaan? Een hulpmiddel kan zijn om dat via een anonieme vragenlijst op te vragen.

Reboarding: thema 6 - Wendbaarheid

Natuurlijk, wendbaarheid. Of moeten we het eigenlijk weerbaarheid of resilience noemen? We hebben allemaal gezien hoe supersnel dingen veranderd zijn de afgelopen maanden. En dat kan natuurlijk ook zomaar weer gebeuren tijdens de terugkeer naar de werkvloer. Stel, er komt een tweede golf en iedereen moet weer volledig thuiswerken. Is er al nagedacht hoe er daar mee om zal worden gegaan? Hoe zorg je dan toch ook voor de rust in de verandering, en hou je rekening met je communicatie, vertrouwen en verbondenheid?

Al met al is het goed om in de komende periode de innovatie die we de afgelopen maanden overal gezien hebben in te zetten, en tegelijkertijd niet vergeten dat het tijd kost om weer te wennen aan de nieuwe situatie. Dus blijf lekker innoveren en proberen, en hou ook zeker vol om mensen echt even te laten wennen aan de nieuwe situatie.

Blogoverzicht