Medewerkers mentaal gezond houden tijdens werken op afstand

Het belang van mentale gezondheid

De Wereldgezondheidsorganisatie definieert mentale gezondheid als “een toestand van welzijn waarin het individu zijn of haar eigen capaciteiten realiseert, kan omgaan met de normale stress van het leven, productief en vruchtbaar kan werken en in staat is om een bijdrage aan zijn of haar gemeenschap te leveren”. 

In organisaties speelt HR een belangrijke rol in het realiseren en waarborgen van de mentale gezondheid van medewerkers. Het bieden van een psychologisch veilige werkomgeving zou dan ook één van de pijlers van het HR beleid moeten zijn. Er is sprake van psychologische veiligheid wanneer medewerkers zich vrij voelen om vrijuit te kunnen spreken, hun problemen te uiten en aan te geven wanneer zij met stress te maken hebben.

Wanneer medewerkers plotseling weer mogen werken op kantoor, kan dit voor extra stress zorgen. Het is daarom van belang dat er op het team geen druk wordt uitgevoerd om verplicht naar het kantoor te komen. Veiligheid is namelijk essentieel in een succesvolle hybride werksituatie. 

Om een psychologisch veilige werkomgeving te bewerkstelligen, moet er gebouwd worden aan een hybride vorm van werken waarin vertrouwen centraal staat. Hierin heeft niemand het gevoel bestraft te kunnen worden voor het geven van zijn mening. Dat leidt tot minder stress, meer werkplezier en meer zelfvertrouwen bij de teamleden. 

Het voordeel van een psychologisch veilige werkomgeving gaat veel verder dan alleen het verbeteren van de mentale gezondheid. Als medewerkers zich vrij voelen om te zeggen wat zij willen, bevorder je een innovatieve werkomgeving waarin men zich uitspreekt tegen onrecht. 

Drie manieren om deze psychologische veiligheid in de organisatie en de mentale gezondheid van medewerkers te waarborgen lees je in de rest van dit artikel.

1. Proactief leiderschap met ruimte voor kwetsbaarheid

Managers kunnen door hun gedrag bijdragen aan de psychologische veiligheid in de organisatie. Wanneer medewerkers niet zo goed in hun vel zitten en beginnende mentale problemen hebben, zullen ze dit niet snel zelf aangeven. Een proactieve houding van leidinggevenden en het stellen van vragen is dan ook nodig om mensen te helpen. 

Juist in het hybride werken kan het lastiger zijn om te zien hoe het met medewerkers gaat. Als je moeilijke vragen durft te stellen en zelf kwetsbaarheid toont, zullen medewerkers zich gezien en begrepen voelen. Dat voorkomt vervolgens dat mentale problemen zich opstapelen en mensen langdurig uitgeschakeld zijn. 

Ook bij het leidinggeven op afstand is persoonlijke aandacht belangrijk. Een gevoel van gelijkheid en waardering is cruciaal voor een psychologisch veilige werkomgeving. Stimuleer leidinggevenden daarom om vaak feedback te vragen en op een goede manier om te gaan met kritiek en opmerkingen vanuit het team. 

Hoewel deze vorm van leiderschap een uitdaging kan zijn voor managers, is het zeker de moeite waard. De pandemie heeft haar weerslag (gehad) op de mentale gezondheid van medewerkers. Bovendien is het een belangrijk onderwerp voor millennials en generatie Z, die dit steeds vaker meewegen in de keuze voor hun baan. Onderzoek laat zien dat elke euro die organisaties investeren in het bevorderen van de mentale gezondheid van medewerkers, vier euro oplevert. 

2. Implementeer een passende onboarding strategie 

De eerste indruk van een organisatie blijft hangen. Nieuwe teamleden bepalen in de eerste 30 dagen bij een organisatie of zij zich er welkom voelen of niet. Een manier om nieuwe medewerkers zich welkom te laten voelen is door een goede onboarding. 

Organisaties met een gestructureerd onboarding programma hebben 82% meer kans om hun nieuwe medewerkers te behouden volgens onderzoek van Glassdoor. Een goed voorbeeld van zo’n sterk onboardingsprogramma is dat van The Adecco Group. The Adecco Group realiseert zich maar al te goed dat ‘landen’ in een nieuwe organisatie zeker geen vanzelfsprekendheid is. Om te voorkomen dat zij daarmee talentvolle nieuwe collega’s verliezen, hebben zij de zogeheten ‘verbazingsgesprekken’ geïntroduceerd. Centraal tijdens dit gesprek staan de eerste indrukken van de nieuwe collega, kortom: Waar heeft hij of zij zich over verbaasd? Dé uitgelezen kans om precies te vertellen hoe je het als medewerkers tot nu toe vond binnen de organisatie en wat je positief/negatief verbaasde/ervaarde. Alles is bespreekbaar. De uitkomst is dat nieuwe medewerkers zich welkom en gewaardeerd voelen zodat hun betrokkenheid gelijk een boost krijgt.

Vooral nu onboardingprogramma’s in sommige gevallen deels online plaatsvinden, is het voor HR managers van belang erop toe te zien dat iedereen zich welkom voelt. Zeker bij medewerkers die nieuw zijn en hun collega’s alleen via een scherm hebben gezien, is het in de eerste dagen extra belangrijk om hier scherp op te zijn. 

De onboarding zet de toon voor het vertrouwen en de emotionele betrokkenheid van medewerkers. Wanneer je zorgt dat zij zich vanaf het begin welkom en gezien voelen, zal dat bijdragen aan hun gevoel van psychologische veiligheid. Vervolgens zullen eventuele mentale problemen eerder aan het licht komen.

3. Bouw momenten van aandacht voor werk en privésituatie in 

Aangezien de grens tussen werk en privé in rap tempo vervaagt, is het belangrijk om nieuwe routines in te bouwen bij het implementeren van hybride werken. Met name routines die helpen om te ontspannen en een betere balans te ervaren zijn waardevol. 

HR speelt een belangrijke rol in het aanreiken van tips en implementeren van routines die de balans tussen werk en privé gezond houden. Denk hierbij aan maandelijkse borrels, ingeplande online ontspanningssessies en activiteiten met een buddysysteem. Vooral werken met buddysystemen zorgt ervoor dat er naar iedereen om wordt gekeken. Het voorkomt tevens dat er alleen sessies zijn waarbij de meest extraverte teamleden hun ei kwijt kunnen. 

Andere concrete voorbeelden van ingebouwde momenten van ontspanning worden gegeven in het boek van Jitske Kramer genaamd "Werk heeft het gebouw verlaten". Een voorbeeld is de koffie blinddate waarbij je een lootje trekt en met een collega op ‘’koffiedate’’ gaat. Of gepland "positief roddelen" waarbij je een moment neemt om te uiten wat je zo leuk vindt aan een collega. 

Een belangrijk ingrediënt van deze ingebouwde momenten is positiviteit. Aandacht besteden aan de kwaliteiten van een medewerker en die erkennen zal namelijk de mentale gezondheid van het team bevorderen. 

De mentale gezondheid en vrijheid die medewerkers ervaren om hierover te praten zijn met name in het werken op afstand essentieel. Middels proactief leiderschap, een sterke onboarding strategie en ingebouwde momenten voor persoonlijke aandacht, kan er op afstand samen worden gewerkt met behoud van ieders mentale gezondheid.