Medewerkersbetrokkenheid meten: 5 veelgestelde vragen

In dit artikel lees je de 5 meest gestelde vragen van HR managers over het meten van de medewerkersbetrokkenheid met de Trust Index. De antwoorden bieden praktische handvatten die je op weg helpen bij het meten van de betrokkenheid van medewerkers in jouw organisatie.

1. Hoe zorg je dat het meten van medewerkersbetrokkenheid geen losstaand project wordt? 

Voordat je kunt beginnen met het meten van de medewerkersbetrokkenheid is het belangrijk om te bepalen wat het doel hiervan is. Beantwoord met het managementteam daarom de volgende vragen:

• Wat wil de organisatie bereiken met het meten van de medewerkersbetrokkenheid?
• Hoe past de meting in de organisatiestrategie?
• Welke afdelingen zijn betrokken bij het meten van de medewerkersbetrokkenheid?

Zodra het duidelijk is wie er binnen de organisatie betrokken worden bij het project, doe je er goed aan om een projectgroep in te richten. Hierin kun je medewerkers van verschillende afdelingen betrekken, zoals IT, communicatie, marketing en het management. Dit zorgt ervoor dat er draagvlak is vanuit de verschillende afdelingen en er een brede groep van ambassadeurs ontstaat. 

Een duidelijk doel zorgt ervoor dat het voor de verschillende partijen binnen de organisatie duidelijk is wat er van hen verwacht wordt en welk doel er gezamenlijk wordt nagestreefd. Zorg dat de opvolging van de resultaten onderdeel wordt van niet operationele werkoverleggen, zodat aandacht voor deze thema’s niet overgeslagen kan worden. Dankzij deze aanpak blijft het meten van de medewerkersbetrokkenheid niet langer een geïsoleerd project, maar wordt iedereen binnen de organisatie erbij betrokken. 

2. Hoe krijg je de rest van de organisatie betrokken bij het onderzoek?

De manier waarop je over het onderzoek communiceert, beïnvloedt de mate van vertrouwen tussen management en medewerkers. Door tijdig medewerkers te betrekken in het onderzoekstraject, des te meer zij zich gehoord, betrokken en gewaardeerd voelen. Dit zal ook positieve gevolgen hebben voor de respons en de betrokkenheid bij het opvolgen van de resultaten. 

Het begint met het delen van de doelstellingen. Waarom dit onderzoek en wat gaat het de organisatie en de medewerkers opleveren? Dat kan meer werkplezier zijn, een betere omzet waardoor banen behouden blijven of een gezondere werk-privé-balans. Als medewerkers zelf de toegevoegde waarde inzien van het onderzoek, zullen zij ook meer betrokken zijn.

3. Hoe houd je introverte mensen betrokken in tijden van hybride werken, met meer afstand? 

Introverte medewerkers kunnen sneller op de achtergrond raken in een hybride werksituatie. Dit is voornamelijk te wijten aan minder routineuze contactmomenten. Door extra contactmomenten in te plannen, kun je erachter komen wat deze medewerkers precies nodig hebben in het hybride werken. 

Tijdens besprekingen kan het gebeuren dat introverte medewerkers overschaduwd worden door meer extraverte medewerkers. Dit komt vooral veel voor in hybride werkvormen, wanneer besprekingen online plaatsvinden. 

Hulpmiddelen als een chatbalk of ‘hand-opsteek’ functie kunnen er ook voor zorgen dat introverte medewerkers betrokken blijven in een hybride werksituatie. Hiermee creëer je namelijk meer mogelijkheden om deel te nemen aan het gesprek, zonder anderen in de rede te hoeven vallen.

Break-out rooms kunnen daarnaast een waardevol middel zijn voor introverte medewerkers. Ook kan het helpen om mensen aan te moedigen na afloop hun mening te delen via e-mail of middels gedeelde documenten. Zo kunnen medewerkers hun inbreng delen zonder direct in de schijnwerpers te hoeven staan voor een grote groep.

4. Hoe ziet het traject eruit qua tijd, mensen en stappen?

Het uitvoeren van het medewerkersbetrokkenheidsonderzoek neemt in totaal zo’n 7 weken in beslag. Hiervan bestaan 4 weken uit voorbereiding, 2 weken uit onderzoek en 1 week om de resultaten te ontvangen. De opvolging duurt vervolgens zo’n 2 tot 8 maanden. 

Het traject bestaat uit 5 stappen:

Stap 1. Kennismaking

Tijdens de online kennismaking maakt jouw organisatie kennis met Great Place to Work. Hierna ontvang je een voorstel gemaakt specifiek voor jouw organisatie. Zodra het contract getekend is, wordt je organisatie gekoppeld aan een Great Place to Work projectteam.

Stap 2. Voorbereiding

Gedurende het voorbereidingstraject wordt het medewerkersonderzoek voorbereid. In deze periode wordt je gevraagd om documenten aan te leveren om de meting klaar te kunnen zetten.

Stap 3. Onderzoek

In de derde fase ga je van start met het daadwerkelijke onderzoek. Het onderzoek staat twee weken open. Besteed in deze fase aandacht aan de meting zodat mensen gemotiveerd zijn om de vragenlijst in te vullen.

Stap 4. Resultaten

Tijdens deze fase wordt het onderzoek gesloten. De data verschijnt in een online rapportage platform. Zo krijg je als organisatie inzicht in de resultaten van het medewerkersonderzoek. De resultaten laten ook zien of de organisatie wel of niet de certificering van Great Place to Work heeft behaald.

Stap 5. Opvolging

Tijdens het opvolgingstraject navigeer je samen met een Customer Success Manager door de resultaten via een online meeting. Dat helpt bij het verkrijgen van waardevolle inzichten die als basis kunnen dienen voor de HR strategie. De sessie biedt tevens ruimte voor vragen zodat de organisatie aan kan geven wat er verder nodig is voor een succesvolle opvolging. Dit kunnen bijvoorbeeld een resultatenworkshop, dialoogsessies of coaching zijn. 

5. Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers de vragenlijst gaan invullen? 

Hoe meer medewerkers de Trust Index invullen, hoe waardevoller de resultaten van het onderzoek zijn voor het verbeteren van de employee experience. Gebruik de volgende 7 tips om de respons te verhogen:

1. Communiceer voordat het onderzoek begint aan medewerkers waarom de organisatie hieraan mee doet en wat het doel is.
2. Maak duidelijk wat het voor medewerkers op kan leveren als zij de vragenlijst invullen. 
3. Voorkom vragenlijst moeheid door deze alleen in te zetten als er middelen beschikbaar zijn om aan de slag te gaan met de uitkomst van het medewerkersbetrokkenheidonderzoek.
4. Benadruk de anonimiteit en laat medewerkers weten dat zij eerlijk antwoord mogen geven.
5. Betrek managers bij het proces. Het voorbeeldgedrag van het managementteam kan andere medewerkers inspireren om enthousiast te worden over het onderzoek.
6. Beschouw de respons als eerste onderzoeksresultaat. Heb je te maken met een lage respons? Dan is dit een teken van een lage medewerkersbetrokkenheid. 
7. Laat zien dat je luistert en onderneem actie. Wanneer medewerkers zien dat je actief bezig bent met de employee experience, zijn ze vervolgens meer geneigd om de aan de slag te gaan met opvolging van de resultaten.