Communicatietoolkit

Een succesvol medewerkersonderzoek begint niet bij het uitzetten van de vragenlijst, maar bij goede communicatie.

Als jouw collega's begrijpen waarom het onderzoek wordt gedaan, hoe het werkt en wat ermee gebeurt, vergroot dat de kans op een hoge respons én waardevolle inzichten.

In deze toolkit leggen we uit waar je op moet letten in de communicatie voor, tijdens en na het onderzoek. In het communicatiepakket vind je templates en middelen die je kunt gebruiken in je communicatie.

Download het communicatiepakket

1. Voor het onderzoek

De communicatie vooraf is misschien wel het belangrijkst. Dit is het moment om medewerkers én leidinggevenden mee te nemen in het waarom van het onderzoek. Leg uit dat het onderzoek onderdeel is van het traject met Great Place To Work en dat ieders feedback helpt om samen te bouwen aan een betere werkplek.

Een heldere uitleg over de opzet, het doel en de vertrouwelijkheid van het onderzoek helpt om vertrouwen te creëren. Maar minstens zo belangrijk is het opbouwen van draagvlak. Wanneer medewerkers begrijpen wat het onderzoek oplevert en zich serieus genomen voelen, is de kans groter dat ze meedoen.

Leidinggevenden spelen hierin een belangrijke rol: als zij het onderzoek actief ondersteunen en het belang ervan uitdragen binnen hun team, werkt dat aanstekelijk. Het is dus belangrijk om ook hen goed te informeren en te betrekken.

Sterke communicatie vooraf zorgt voor een goede basis: mensen voelen zich gehoord, weten wat er van hen verwacht wordt en zijn eerder bereid om hun mening te delen.

Dit vind je in het communicatiepakket

Voorbeeldtekst aankondiging Trust Index – Je kunt deze tekst (als basis) gebruiken in je communicatie over de aankondiging van de Trust Index.

Digitale poster aankondiging Trust Index – Je kunt deze poster digitaal verspreiden of printen en op verschillende plekken ophangen om het onderzoek aan te kondigen.
Informatie voor respondenten – Je kunt deze link met informatie en antwoorden op veelgestelde vragen delen met je medewerkers.
Uitlegvideo term 'management' - Je kunt deze video delen met je medewerkers.
Presentatie voor leidinggevenden – Je kunt deze presentatie gebruiken om aan leidinggevenden uit te leggen welke rol zij spelen in het traject.

Tips voor deze fase

Leg uit waarom jullie dit onderzoek doen. Vertel wat het doel is van het onderzoek en hoe dit past bij jullie bredere ambities als organisatie. Gaat het om groeien als werkgever, meer inzicht krijgen in het werkgeluk of werken aan jullie cultuur? Als medewerkers het ‘waarom’ begrijpen, voelen ze zich eerder betrokken.

Maak duidelijk wat het medewerkers oplevert. Benadruk dat het onderzoek er is om hún stem te laten horen. Hun feedback helpt om van jullie organisatie een nog fijnere plek om te werken te maken. Dit vergroot het draagvlak en motiveert mensen om mee te doen.
Benadruk dat het onderzoek vertrouwelijk is. Leg uit dat het onderzoek vertrouwelijk is en dat er geen goede of foute antwoorden zijn. Medewerkers moeten zich veilig voelen om eerlijk te zijn. Transparantie hierover zorgt voor vertrouwen.
Leg uit wat de term 'managament' betekent. In het onderzoek kom je regelmatig de term 'management' tegen. Hiermee bedoelen we iedereen met een leidinggevende rol in de organisatie. Het doel van de Trust Index is namelijk niet om managers te beoordelen, maar om het vertrouwen tussen medewerkers met en zonder een leidinggevende rol te meten. In deze video leggen we ook uit wat de term management betekent. Je kunt deze video met je medewerkers delen.
Betrek leidinggevenden actief bij de communicatie. Zorg dat managers goed geïnformeerd zijn en het belang van het onderzoek onderschrijven. Als zij er positief over praten in hun team, werkt dat aanstekelijk. Geef leidinggevenden handvatten om het gesprek hierover te voeren.
Geef inzicht in de planning en vervolgstappen. Laat weten wanneer de resultaten gedeeld worden en hoe jullie daarna samen aan de slag gaan. Het onderzoek is geen eenmalige actie, maar het begin van een gezamenlijke verbetering. Dit laat zien dat feedback écht telt.
Gebruik vaste communicatiekanalen. Verspreid je boodschap via de kanalen die medewerkers al kennen en gebruiken, zoals het intranet, een nieuwsbrief of teamoverleg. Zo vergroot je de kans dat je iedereen bereikt.
Herhaal je boodschap op meerdere momenten. Een eenmalige aankondiging is niet genoeg. Herinner medewerkers op een vriendelijke manier aan het onderzoek, bijvoorbeeld halverwege de looptijd of net voor de deadline.

Haal alles uit de start van je traject

Laat onze Culture Coaches je meenemen in de wereld van Great Place To Work, nog voordat je aan de slag gaat met de Trust Index.

Kick-off presentatie. Tijdens een kick-off presentatie krijg je helder inzicht in het Great Place To Work-traject. De focus ligt op enthousiasmeren, draagvlak creëren en duidelijk maken wat de rol van leiders is in het proces.
Kick-off workshop. Behoefte aan meer handvatten? Na de workshop is er een gezamenlijk doel bepaald en een kristalhelder plan van aanpak opgesteld.

Plan een kennismaking Meer informatie

2. Tijdens het onderzoek

Zodra het onderzoek live is, is het belangrijk om medewerkers te blijven motiveren om deel te nemen. Stuur bijvoorbeeld een vriendelijke reminder, deel tussentijds de respons of vraag leidinggevenden om het onderwerp in teamoverleggen aan te kaarten.

Zorg dat het onderzoek zichtbaar blijft, bijvoorbeeld via het intranet, nieuwsbrieven of schermen op kantoor. Een positieve, energieke toon helpt hierbij: het onderzoek is geen verplichting, maar een kans om samen te groeien.

Dit vind je in het communicatiepakket

Digitale poster herinnering Trust Index – Je kunt deze poster digitaal verspreiden of printen en op verschillende plekken ophangen om je medewerkers te herinneren aan het onderzoek.
Video om je medewerkers te enthousiasmeren - Je kunt deze link met je medewerkers delen om ze te stimuleren om het onderzoek in te vullen.

Tips voor deze fase

Houd het onderzoek zichtbaar én positief. Zorg dat het onderzoek top-of-mind blijft. Herinner medewerkers er op een vriendelijke manier aan dat ze nog kunnen meedoen. Gebruik hiervoor herkenbare communicatiekanalen én creatieve vormen, zoals een korte video, een vlog, posters of een persoonlijke boodschap van de directie.

Laat leidinggevenden het goede voorbeeld geven. Vraag leidinggevenden om het onderzoek te benoemen in teamoverleggen en hun team actief te stimuleren om mee te doen. Een simpel zinnetje als “Ik heb ‘m al ingevuld, jij ook?” maakt al verschil. Hun enthousiasme is vaak aanstekelijk.
Maak deelname aantrekkelijk – met behoud van vertrouwelijkheid. Als je merkt dat de respons achterblijft, kun je het onderzoek een extra boost geven. Maak het bijvoorbeeld leuk met een gezamenlijke deelnameactie per team of afdeling. Let er wel op dat dit nooit de vertrouwelijkheid in gevaar brengt. Vermijd acties waarbij je precies kunt zien wie wel of niet heeft meegedaan.
Laat zien dat meedoen ertoe doet. Herhaal het belang van het onderzoek: dit is hét moment voor medewerkers om hun stem te laten horen. Geef tussentijds bijvoorbeeld updates over de respons, om het gevoel van gezamenlijkheid te versterken.
Zet ambassadeurs in. Vraag een paar enthousiaste collega’s of leidinggevenden om het onderzoek onder de aandacht te brengen. Een persoonlijke oproep van een collega werkt vaak beter dan een algemene mail.

3. Na het onderzoek

Ook na afloop is communicatie essentieel. Bedank medewerkers voor hun deelname en laat weten wat de volgende stappen zijn. Als de resultaten binnen zijn, deel dan de belangrijkste inzichten op een transparante manier.

Medewerkers hoeven niet meteen een actieplan te zien, maar willen wel weten dat er écht iets gebeurt met hun feedback. Door dit goed te communiceren, vergroot je het vertrouwen in het proces én bereid je de organisatie voor op de volgende stap: samen aan de slag met verbetering.

Dit vind je in het communicatiepakket

Voorbeeldtekst om medewerkers te bedanken - Je kunt deze tekst gebruiken (als basis) in je communicatie om je medewerkers te bedanken voor hun feedback.
Digitale poster na het onderzoek - Je kunt deze poster digitaal verspreiden of printen en op verschillende plekken ophangen om je collega's te bedanken.
Digitale invulposter voor de resultaten - Je kunt op deze poster de belangrijkste resultaten van de Trust Index invullen.

Tips voor deze fase

Tips voor de communicatie na het onderzoek:

Deel de resultaten op een open en veilige manier. Presenteer de belangrijkste uitkomsten van het onderzoek op een manier die de vertrouwelijkheid waarborgt. Deel geen resultaten op teamniveau als daar te weinig respondenten zijn, en benoem dat alle data vertrouwelijk is verzameld. Zo blijft het veilig om eerlijk te blijven in de toekomst.
Deel inzichten, geen oordelen. Breng de resultaten feitelijk en neutraal, zonder er direct conclusies of acties aan te koppelen. Benoem welke inzichten je tot nu toe uit de data hebt gehaald, en dat er ruimte is om deze samen verder te verkennen. Zo nodig je medewerkers uit tot een gesprek in plaats van discussie.
Geef medewerkers de ruimte om vragen te stellen. Plan een moment (of meerdere) waarin medewerkers vragen kunnen stellen over de resultaten en het vervolg. Zo creëer je duidelijkheid en laat je zien dat je openstaat voor hun perspectief.
Zorg dat iedereen toegang heeft tot de informatie. Niet iedereen is altijd aanwezig bij een terugkoppelmoment. Deel de presentatie, resultaten en vervolgstappen daarom ook achteraf via intranet, e-mail of een opgenomen video. Zo blijft iedereen aangehaakt.
Communiceer duidelijk wat de volgende stappen zijn. Leg uit wat de volgende stappen zijn, wie waarvoor verantwoordelijk is en wanneer medewerkers weer iets kunnen verwachten. Transparantie over het proces laat zien dat er écht iets gedaan wordt met de feedback.
Deel de respons. Laat weten hoeveel medewerkers het onderzoek hebben ingevuld. Dit geeft inzicht in hoe representatief de resultaten zijn en laat medewerkers zien dat hun input onderdeel is van een bredere stem.
Bedank medewerkers opnieuw. Na afloop van het onderzoek is het belangrijk om je medewerkers te bedanken, want ze hebben tijd en energie erin gestopt. Hiermee laat je zien dat je de stem van de medewerker waardeert. Bedanken kan op verschillende manieren. Je kunt dat persoonlijk doen, via een e-mail, met een kaartje of met een kleinigheidje.

De volgende stap: aan de slag met de resultaten

De resultaten van de Trust Index zijn binnen. Hiermee begint de belangrijkste fase van het traject: de opvolging. Maar hoe pak je dat aan?

Om je in deze fase op weg te helpen, hebben we een werkboek gemaakt met best practices van andere organisaties en een stappenplan om met je resultaten aan de slag te gaan.

Download het werkboek